Als Firmenkunde sind Sie verpflichtet, elektronische Kontoauszüge bis zum Ende der handels- und steuerrechtlich maßgeblichen Fristen aufzubewahren
Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z. B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.
Elektronischer Kontoauszug
...einfach ...sicher ...digital
Das Bundesfinanzministerium und die obersten Finanzbehörden des Bundes und der Länder haben diese Frage beraten und der Kreditwirtschaft Ende Juli 2014 schriftlich mitgeteilt, dass elektronische Kontoauszüge als Buchungsbelege anerkannt werden. Das Dateiformat ist nicht vorgeschrieben, eine einfache PDF-Datei genügt. Jedoch müssen die Anforderungen der GoBD an die Aufbewahrung elektronischer Dokumente eingehalten werden.
Aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente wie Kontoauszüge müssen in elektronischer Form aufbewahrt werden. Ein Papierausdruck der elektronischen Dateien genügt den steuerlichen Anforderungen nicht.
Das von der Bank eingerichtete elektronische Postfach ist nicht als dauerhafte Archivlösung gedacht. Es ist daher notwendig, dass Sie Ihre Kontoauszüge herunterladen und in Ihrem Buchführungssystem aufbewahren.
Ab dem Zeitpunkt des Zugangs der elektronischen Kontoauszüge sind Sie als aufbewahrungspflichtiger Unternehmer allein hierfür verantwortlich.
Es reicht nicht aus, wenn Sie die elektronischen Kontoauszüge auf einer Festplatte oder einem Datenstick oder ähnlichen Medien speichern, ohne weitere Sicherungsmaßnahmen zu ergreifen.
Wie in Ihrem konkreten Fall vorzugehen ist, ob z. B. die Nutzung eines Dokumenten-Managementsystems sinnvoll ist, klären Sie am besten mit Ihrem steuerlichen Berater.
- Die elektronischen Dokumente (Kontoauszüge, Rechnungen etc.) müssen für die Dauer der Aufbewahrung unveränderbar erhalten bleiben. Das zum Einsatz kommende Verfahren muss daher die Gewähr dafür bieten, dass alle Informationen die einmal in den Verarbeitungsprozess eingeführt werden (Beleg, Grundaufzeichnung, Buchung), nicht mehr unterdrückt oder ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht, geändert oder verfälscht werden können.
- Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten.
- Ein elektronisches Dokument ist mit einem nachvollziehbaren und eindeutigen Index zu versehen oder es muss durch organisatorische Maßnahmen sichergestellt und nachprüfbar sein, dass das elektronische Dokument auch ohne Index verwaltet werden kann.
- Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDF-Format). Eine Umwandlung in ein anderes Format ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden.
Wenn Sie elektronische Dokumente aufzubewahren haben, gelten in steuerlicher Hinsicht seit dem 01.01.2015 die so genannten GoBD (= Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff). Im Einzelnen können Sie diese z. B. auf der Internetseite www.bundesfinanzministerium.de nachlesen oder downloaden.
Neu eingestellte Dokumente in Ihrem elektronischen Postfach werden für 10 Jahre zum Abruf bereitgehalten und danach automatisch gelöscht. Das Löschdatum ist in jeder Nachricht ersichtlich ("Aufbewahrung bis …"). Wir empfehlen Ihnen, Ihren elektronischen Kontoauszug lokal auf Ihrem Computer oder einem externen Speichermedium zu archivieren, da das elektronische Postfach nicht als dauerhaftes Archiv gedacht ist.
Viele Firmenkunden nutzen zur Abwicklung ihrer Finanzgeschäfte im Internet entsprechende Softwareprodukte. Generell ist der Abruf Ihres elektronischen Kontoauszugs über eine solche Finanzsoftware möglich, sofern Ihre Software dies unterstützt. Die Einstellungen zum Abruf der Kontoauszüge sind softwarespezifisch. Entsprechende Informationen, ob die Software den Abruf der Dokumente unterstützt und welche Einstellungen vorzunehmen sind, erhalten Sie im Handbuch Ihrer Software oder beim Programmhersteller.
Drucken Sie die „Vereinbarung über die Nutzung des elektronischen Postfachs“ aus und senden uns diese ausgefüllt und unterschrieben zurück oder geben Sie die Vereinbarung in der Filiale ab – oder Sie vereinbaren einfach einen Termin mit ihrem Berater.
Technische Voraussetzungen für den elektronischen Kontoauszug
Ihren elektronischen Kontoauszug erhalten Sie in Ihrem Online-Banking im PDF-Format. Um sich in Ihrem Online-Banking anzumelden, benötigen Sie Ihren VR-NetKey. Zum Anzeigen Ihrer digitalen Kontoauszüge benötigen Sie den "Adobe Acrobat Reader". Wir empfehlen den Adobe Acrobat Reader ab Version 5.0.
Sicherheit geht vor
Alle Dokumente werden am Zentralrechner unseres IT-Dienstleisters, der Atruvia AG, in einem gesicherten Umfeld gespeichert. Die Übertragung der Dokumente ist, wie alle anderen Transaktionen im Online-Banking auch, mit 128-BIT SSL-verschlüsselt.
In der VR-NetWorld Software und in Profi cash können Sie bequem und einfach den elektronischen Kontoauszug abrufen und quittieren.
Nutzen Sie hierzu gerne folgende Anleitungen:
Sofern Sie eine andere Finanzsoftware im Einsatz haben, sprechen Sie mit Ihrem Softwarehersteller.